表格协作

这是什么

可以多人协作处理同一个表格：通过登录名或链接向他人开放，用保护功能防止工作表和区域被修改，在评论中讨论单元格，接收更改通知，并查看当前在表格中的人。以上功能都位于已打开表格的标题栏中（在手机上位于“更多工具”菜单中）；应用标题栏中的通知铃铛在任何页面都可以使用。

如何使用

1. 谁是所有者。 表格由其创建者管理。如果创建者已离开公司或被停用，则由公司所有者接管管理。管理员和协作者无法管理访问权限。

2. 访问。 标题栏右侧的“访问”按钮。其提示为“只有您可以访问”或“可访问的用户：N 人”，如果链接已开放，还会标注“通过链接”。按钮上的数字表示待处理的访问请求数。在手机上，“访问”是“更多工具”菜单中的一项，数字位于该项的右侧；关闭“访问”窗口后，菜单也会随之关闭。

3. 添加成员。 在“访问”窗口中，于“登录名或邮箱”字段输入登录名或邮箱。提示分为“空间成员”（从第一个字符开始匹配）和“其他用户”（从第三个字符开始，按登录名或邮箱的开头匹配）。选择“新成员的角色”（“查看者”或“编辑者”），然后点击“添加”。对方会收到通知“您已获得访问权限”。

4. 修改或关闭访问。 在“有访问权限的用户”列表中，每人都有一个菜单：“查看者”“编辑者”“关闭访问”。如果某人是通过链接进入的，旁边会标注“通过链接”。该人打开的表格会立即得知变化，无需刷新：查看者会变为只读，访问被关闭的人会看到“无访问权限”。

5. 链接。 每个表格都有一个永久链接，位于“共享”分区：

   • “受限访问”：只有列表中的人才能打开，其他人会看到“无访问权限”，并可以申请访问；
   • “知道链接的任何人”：任何人都能打开。然后可以选择“链接角色”和“链接有效期”（“无期限”“1 天”“7 天”“30 天”）；
   • 对于通过链接进入的查看者，可以关闭“允许复制”，并开启“水印”。

   链接可以通过“复制”按钮复制，并会出现“链接已复制”。

6. 谁打开了链接。 已有账户的人打开链接后，会进入普通编辑器，并以链接角色出现在您的列表中。没有账户的人以访客身份工作：顶部显示“查看”或“编辑”。

7. 申请访问。 不在列表中的人打开受限链接时会看到“无访问权限”。未登录时有“登录”按钮；登录后会出现“给所有者的留言（可选）”字段和“申请访问”按钮，随后出现“请求已发送”。所有者授予访问权限后，表格会自动打开：页面每 10 秒检查一次。

8. 回应请求。 所有者可以在“访问”窗口和通知中看到“访问请求”。每个请求旁有“…的角色”、“打开”和“拒绝”。被拒绝的人会看到“请求被拒绝”，以及“您可以在…后重试”（一天之后）。

9. 保护。 工作表右侧会打开“受保护的工作表和区域”面板，相邻的工作表保持可用。打开方式：

   • 工具栏上带锁图标的“工作表和区域保护”按钮（保持按下状态），或单元格菜单中的“保护区域…”（位于“更多单元格操作”中；在行或列标题上则直接位于菜单中）：表单针对所选区域。如果选区位于已受保护的区域内，则打开该保护。光标位于“区域”字段中；
   • 工作表标签菜单中的“保护工作表…”：表格切换到该工作表，表单为“整个工作表”（如果已有保护，则显示该保护），光标位于“说明”中。

   如果面板已经打开，菜单项会将其切换到所选视图。面板顶部是工作表的“保护”列表（为空时显示“还没有保护”），其中有“保护区域”和“保护工作表”按钮，以及“用底纹显示保护区域”复选框，可用来标示受保护的单元格。从列表中选择某个保护，会高亮其区域。下面是表单：“保护什么？”（“区域”或“整个工作表”）；“区域”，光标位于该字段时，用鼠标框选单元格即可自动填入地址（也可以直接输入，例如 A1:B10）；“说明”；“谁可以编辑”（“仅所有者”“所有编辑者”或“指定的人”，后者需勾选参与者）。复选框“仅警告，不禁止”允许编辑，但会先询问“允许编辑，但有警告。要继续吗？”。底部有：“移除保护”（垃圾桶按钮，仅对已保存的保护可用）、“取消”（将表单恢复为打开面板时的视图）和“保存”（面板保持打开，保护被选中）。关闭面板：点击标题栏中的“关闭”，按 Escape，或再次点击锁图标。

10. 评论。 “评论…”（单元格菜单或 Ctrl/⌘+Alt+M）。标题栏中的“评论”按钮（在手机上位于“更多工具”中）打开面板，按钮上的数字表示未解决的讨论数。在讨论中可以“回复”“解决”或“重新打开”。自己的评论可以“编辑”和“删除”；没有账户的访客只能编辑在同一浏览器中留下的评论。要提及某人，在文字中输入“@”：空间成员会以姓名显示在提示中。筛选：“未解决”“已解决”“我的”。评论会随行和列一起移动。

11. 通知。 “通知”铃铛出现在两个地方：

• 在应用标题栏中，任何页面都有。铃铛角上的数字表示未读数。点击后打开卡片列表，涵盖空间中的所有表格。点击卡片会打开对应的表格，并将其标为已读。“全部标为已读”会清除所有通知并关闭列表。没有卡片时显示“还没有通知”；
• 在打开的表格标题栏中，带有未读数（在手机上为“更多工具”中的“通知”）。它打开“通知”面板：同样的列表，以及对此表格的订阅设置。“有关此表格的通知”可选“任何更改”“我的评论和提及”（默认）或“从不”。频率为“立即”或“每天汇总一次”。本表格的卡片会跳转到相应的工作表和单元格，其他表格的卡片则会打开该表格。

在没有未读通知时，“全部标为已读”不可用；它会清除所有标签页中的计数。通知文字使用您界面的语言。产品目前不发送邮件：邮件服务尚未接入。 12. 右侧面板。 “评论”“通知”“受保护的工作表和区域”以及其他表格面板都在工作表右侧，一次只能打开一个：打开其中任何一个（通过按钮或“评论…”菜单项）都会关闭之前打开的面板，包括“版本历史”、“通知”和图表编辑器。详见 表格（工作簿）。 13. 同时编辑。 多人在同一表格中的编辑都会保留；同一单元格中保留最后一次编辑。详见 表格的同时编辑。 14. 谁现在在表格中。 标题栏中的“此表格中的人”圆圈：对于有头像的人，显示其头像，边框颜色与其在工作表上的选区颜色相同；没有头像的显示首字母；通过链接进入的访客显示匿名动物的首字母（“匿名浣熊”“匿名猞猁”；英文界面为“Anonymous raccoon”）。没有名字的访客和参与者的标签分别为“访客 ab12”或“参与者 AB12”。所有这些标签都使用查看者的界面语言。点击圆圈会跳转到该人的选区。最多显示 5 个圆圈，其余显示为“+N”。手机上没有圆圈。

限制

• 角色：“所有者”“编辑者”“查看者”。查看者不能编辑、不能发表评论，也看不到代理。
• 表格可以有多少协作者由套餐决定：“入门”3 人，“个人版”10 人，“团队版”30 人，“商业版”100 人，“企业版”不限。该限制在手动添加人员和通过公开链接加入时都会检查：超出限制的人会看到“无访问权限”，并可以申请访问；所有者批准请求时，限制会再次检查。
• 只有查看者和没有账户的访客才能关闭“允许复制”并开启“水印”。有账户的人和通过链接的编辑者始终可以复制，且没有水印。
• “受限访问”和链接有效期只对不在列表中的人生效。已在列表中的人会保留访问权限，直到所有者亲自关闭其访问。
• 只有在旧链接无法恢复时，才能获得新的链接地址：此时对话框中会出现“创建新链接”。
• 给所有者的留言最多 300 个字符。评论最多 4000 个字符，提及最多 50 人。可以提及表格的所有者和协作者，包括来自其他组织的受邀者；空间成员还可以提及所有同事。提及通知会出现在被提及者所属组织的铃铛中。回复只有一层。
• 保护功能仅对本公司表格中已登录的用户开放。访客通过链接以及在其他公司的表格中，没有按钮和面板，单元格菜单中也没有“保护区域…”，工作表标签菜单中没有“保护工作表…”。在数据透视表工作表、版本查看以及对查看者而言，面板同样不可用，单元格菜单中也没有“保护区域…”。工作表标签菜单中的“保护工作表…”取决于标签所在工作表的类型：在数据透视表工作表上该项不可用（与“创建副本”相同），在普通工作表上可用，即使当前打开的是数据透视表工作表也一样；在版本查看和对查看者而言，该项不存在。在手机上，面板在工作表下方全宽显示，最多占屏幕高度的 45%；列表和表单一起滚动，“保存”始终可见。
• 每张工作表最多 200 个保护，说明最多 200 个字符。表格创建者、公司所有者和管理员始终可以编辑受保护的内容，无论是“仅所有者”还是“指定的人”，即使他们不在列表中。“指定的人”只允许被勾选的人编辑。访客通过链接只能通过“所有编辑者”获得编辑权限。
• 通知铃铛最多保存最近 500 条通知。每日汇总中每天保存最近 20 行。
• 对表格的订阅只能在打开的表格的“通知”面板中修改。没有选择空间时，标题栏中没有铃铛。
• 在线圆圈在 20 秒内没有信号后消失。
• 圆圈中的头像取自人员的“个人头像”。未登录的访客看不到头像：所有圆圈都显示首字母。访客本身从来没有头像。
• 因保护或角色变更而未被接受的编辑，会与保存期间进行的所有其他编辑一起撤销；此后，撤销和重做步骤将不可用。

出错时怎么办

屏幕上显示	原因	怎么办
“无法访问表格”以及“此链接已失效：已被撤销或已过期”	旧链接已被撤销，或已过期	请所有者提供新链接
“无访问权限”以及“登录后向所有者申请访问”	链接受限，而您尚未登录	点击“登录”
“请求被拒绝”以及“您可以在…后重试”	所有者拒绝了请求	等到所示时间，或“请通过其他方式联系所有者”
“没有此登录名的用户。请把链接发给对方——对方可以申请访问。”	没有该登录名或邮箱的账户	把链接发给对方，由对方自行申请访问
“这是表格的所有者”	无法更改所有者的角色	检查您添加的对象
“您的套餐最多允许 N 位协作者。请从列表中移除某人或更换套餐。”	已达到套餐的协作者上限	取消列表中某人的访问，或更换套餐
保护面板中的“请检查区域，例如 A1:B10”	“区域”字段中的地址无法解析	在工作表上框选单元格，或输入 A1:B10 形式的地址
“请至少选择一位参与者”	“谁可以编辑”选择了“指定的人”，但未勾选任何人	勾选参与者，或选择其他选项
“请检查保护设置”	保护未通过检查，例如工作表上已有 200 个保护	移除不需要的保护
提示“区域受保护：…”或“工作表受保护：…”（无说明时为“区域受保护”“工作表受保护”），编辑消失	编辑涉及受保护的内容，您无权编辑；表格已恢复原值	点击“知道了”，并请设置保护的人处理。其他单元格的编辑会正常保存
“编辑已撤回：没有保存权限”	表格打开期间，所有者将您改为查看者或关闭了访问	无需操作：表格会自动切换到查看模式或显示“无访问权限”。如需编辑，请向所有者申请访问
“表格结构已更改”等冲突消息	罕见情况：表格无法在他人更改的基础上迁移您的编辑（例如有人恢复了版本）。他人对同一单元格的修改不再被视为冲突	核对表格，选择“保存我的编辑”“采用服务器版本”或“重试”；详见 表格的同时编辑
“禁止复制”或“无法打印”	链接已关闭复制	请所有者开放复制
“无法加载通知”	列表未能从服务器获取	稍等或切换回标签页：列表会自动重新加载
铃铛列表中的“无法标为已读”	标记未能送达服务器	再次点击“全部标为已读”
“此表格中的人”圆圈时隐时现，或在某人有头像时完全不显示	标签页是在产品更新前打开的，无法理解服务器的新响应	刷新页面
圆圈中显示首字母，尽管此人有头像	您以未登录状态通过链接打开了表格，或头像未能加载（例如此人刚刚将其移除）	登录账户；新头像会自动出现
评论中出现“您没有执行此操作的权限”	不能编辑或删除他人的评论；访客不能编辑来自其他浏览器的评论	在讨论中回复