Совместная работа с таблицей

Что это

Таблицей можно работать вместе: открыть её людям по логину или по ссылке, защитить листы и диапазоны от правок, обсуждать ячейки в комментариях, получать уведомления об изменениях и видеть, кто сейчас в книге. Всё это — в шапке открытой таблицы (на телефоне — в меню «Ещё инструменты»); колокольчик уведомлений есть и в шапке приложения на любой странице.

Как пользоваться

Кто хозяин. Таблицей распоряжается её создатель. Если он ушёл из компании или отключён, распоряжаться начинают владельцы компании. Администраторы и соавторы доступом не управляют.
Доступ. Кнопка «Доступ» справа в шапке. Подсказка на ней: «Доступ только у вас» или «Доступно N пользователям», с пометкой «по ссылке», если ссылка открыта. Число на кнопке — ждущие запросы доступа. На телефоне «Доступ» — пункт меню «Ещё инструменты», число стоит у правого края пункта; когда окно «Доступ» закрыто, меню закрывается следом.
Добавить человека. В окне «Доступ» введите логин или почту в поле «Логин или почта». Подсказки делятся на «Сотрудники пространства» (с первой буквы) и «Остальные пользователи» (с третьей буквы, по началу логина или почты). Выберите «Роль нового участника» — «Читатель» или «Редактор» — и нажмите «Добавить». Человек получит уведомление «Вам открыт доступ».
Изменить или закрыть доступ. В списке «Пользователи, имеющие доступ» у каждого есть меню: «Читатель», «Редактор», «Закрыть доступ». Если человек пришёл по ссылке, рядом стоит «по ссылке». Открытая у человека таблица узнаёт о перемене сразу, без перезагрузки: у читателя она становится только для просмотра, у закрытого вместо неё появляется «Нет доступа».
Ссылка. У каждой таблицы одна постоянная ссылка, раздел «Общий доступ»:
- «Доступ ограничен» — открыть смогут только люди из списка, остальные увидят «Нет доступа» и смогут попросить доступ;
- «Все, у кого есть ссылка» — открыть сможет любой. Дальше выбираются «Роль по ссылке» и «Срок ссылки» («Без срока», «1 день», «7 дней», «30 дней»);
- для читателей по ссылке можно выключить «Разрешить копирование» и включить «Водяной знак».
Ссылка копируется кнопкой «Копировать», появится «Ссылка скопирована».
Кто открыл ссылку. Человек с аккаунтом при открытой ссылке попадает в обычный редактор и появляется в вашем списке с ролью ссылки. Человек без аккаунта работает гостем: вверху видно «Просмотр» или «Редактирование».
Запрос доступа. Кто не в списке и открыл ограниченную ссылку, видит «Нет доступа». Без входа там кнопка «Войти», после входа — поле «Сообщение владельцу (необязательно)» и кнопка «Запросить доступ». Затем появляется «Запрос отправлен». Таблица откроется сама, как только владелец даст доступ: страница проверяет это раз в 10 секунд.
Ответ на запрос. Владелец видит «Запросы доступа» в окне «Доступ» и уведомление. У запроса есть «Роль для …», «Открыть» и «Отклонить». Отклонённый человек увидит «Запрос отклонён» и «Повторить можно …» — через сутки.
Защита. Справа от листа открывается панель «Защищённые листы и диапазоны»; лист рядом остаётся живым. Как открыть:
- кнопка с замком «Защита листов и диапазонов» на панели инструментов (остаётся нажатой) или «Защитить диапазон…» в меню ячейки («Ещё действия с ячейкой»; у заголовка строки или колонки — прямо в меню): форма на выделении — если выделение внутри уже защищённого диапазона, откроется эта защита; курсор в поле «Диапазон»;
- «Защитить лист…» в меню ярлыка листа: таблица переходит на этот лист, форма «Весь лист» (его защита, если уже есть), курсор в «Описание». Если панель уже открыта, пункт меню переводит её на выбранный вид. Сверху в панели — список «Защиты» листа (пустой — «Пока нет защит») с кнопками «Защитить диапазон» и «Защитить лист» и флажок «Показать защиту штриховкой», который помечает защищённые ячейки. Защита диапазона из списка выделяет свою область на листе. Ниже — форма: «Что защищаем» («Диапазон» или «Весь лист»); «Диапазон» — пока курсор в поле, обведите ячейки мышью, адрес впишется сам (или впишите вида A1:B10); «Описание»; «Кто может править» («Только владелец», «Все редакторы» или «Выбранные» — с флажками участников). Флажок «Только предупреждать, не запрещать» разрешает правку после вопроса «Правка разрешена с предупреждением. Продолжить?». Внизу: «Снять защиту» (корзина, только у сохранённой защиты), «Отмена» — вернуть форму к виду, с которым панель открыли, «Сохранить» — панель остаётся открытой, защита выбрана в списке. Закрыть — «Закрыть» в шапке, Escape или ещё одно нажатие на замок.
Комментарии. «Комментарий…» в меню ячейки или Ctrl/⌘+Alt+M. Кнопка «Комментарии» в шапке (на телефоне — пункт «Ещё инструменты») открывает панель, число на кнопке — открытые обсуждения. В обсуждении можно «Ответить», «Решить» или «Открыть заново». Своё можно «Изменить» и «Удалить»; гость без аккаунта может править только комментарии, оставленные из этого же браузера. Упомянуть человека — «@» в тексте: сотрудники в подсказке подписаны именами. Фильтры: «Открытые», «Решённые», «Мои». Комментарий переезжает вместе со строками и колонками.
Уведомления. Колокольчик «Уведомления» есть в двух местах:

в шапке приложения, на любой странице. Число в углу колокольчика — сколько непрочитанных. Нажатие открывает список карточек по всем таблицам пространства. Карточка открывает свою таблицу и становится прочитанной. «Отметить все прочитанными» гасит всё и закрывает список. Пока карточек нет, видно «Уведомлений пока нет»;
в шапке открытой таблицы, с числом непрочитанных (на телефоне — пункт «Уведомления» в «Ещё инструменты»). Он открывает панель «Уведомления»: тот же список и подписка на эту таблицу. «Сообщать мне об этой таблице»: «О любых изменениях», «О моих комментариях и упоминаниях» (по умолчанию) или «Никогда». Как часто: «Сразу» или «Дайджест раз в день». Карточка этой таблицы ведёт к нужному листу и ячейке, карточка другой таблицы открывает ту таблицу.

«Отметить все прочитанными» неактивна, когда непрочитанных нет, и гасит счётчик во всех вкладках. Тексты уведомлений — на языке вашего интерфейса. Писем продукт пока не шлёт: почтовая служба не подключена. 12. Панели справа. «Комментарии», «Уведомления», «Защищённые листы и диапазоны» и остальные панели книги открываются справа от листа по одной: открытие любой — кнопкой или пунктом «Комментарий…» в меню ячейки — закрывает ту, что была открыта, в том числе «Историю версий», «Уведомления» и редактор диаграммы. Подробнее — «Таблицы (книги)». 13. Правка вместе. Правки нескольких людей в одной таблице ложатся все; в одной ячейке остаётся последняя. Подробнее — «Одновременная правка таблицы». 14. Кто сейчас в книге. Кружки в шапке «Сейчас в книге»: у людей — фото профиля в ободке цвета их выделения на листе, а у кого фото нет — инициалы; у гостей по ссылке — первая буква зверя («Неопознанный енот», «Неопознанная рысь»; в английском интерфейсе — «Anonymous raccoon»). Безымянные гости и участники подписаны «Гость ab12» или «Участник AB12». Все такие подписи — на языке того, кто смотрит. Нажатие на кружок переводит к выделению этого человека. Видно до 5 кружков, остальные — «+N». На телефоне кружков нет.

Ограничения

Роли: «Владелец», «Редактор», «Читатель». Читатель не правит, не пишет комментарии и не видит агента.
Сколько соавторов может быть у таблицы, задаёт тариф: «Знакомство» — 3, «Работа» — 10, «Команда» — 30, «Компания» — 100, «Корпоративный» — без предела. Предел проверяется и при добавлении человека вручную, и при входе по открытой ссылке: сверх предела человек увидит «Нет доступа» и сможет попросить доступ, а при одобрении запроса предел проверится снова.
Выключить копирование и включить водяной знак можно только для читателей и только для гостей без аккаунта. У человека с аккаунтом и у редактора по ссылке копирование есть всегда, а водяного знака нет.
«Доступ ограничен» и срок ссылки касаются только тех, кого нет в списке. Кто уже попал в список, остаётся в нём, пока владелец сам не закроет доступ.
Новый адрес ссылки можно получить только когда старый не восстанавливается: тогда в окне появляется «Создать новую ссылку».
Сообщение владельцу — до 300 знаков. Комментарий — до 4 000 знаков, упоминаний — до 50. Упомянуть можно владельца таблицы и её соавторов, в том числе приглашённых из других организаций; сотруднику пространства — ещё и всех коллег. Уведомление об упоминании приходит в колокольчик той организации, где состоит упомянутый. Ответы — один уровень.
Защита — у вошедших в таблицах своей компании: гостю по ссылке и в таблице другой компании нет ни кнопки, ни панели, ни пунктов «Защитить диапазон…» в меню ячейки и «Защитить лист…» в меню ярлыка. На сводном листе, в просмотре версии и у читателя панели тоже нет и в меню ячейки нет «Защитить диапазон…». В меню ярлыков «Защитить лист…» решает вид листа на ярлыке: у сводного пункт неактивен (как «Дублировать»), у обычного доступен, даже пока открыт сводный; в просмотре версии и у читателя пункта нет. На телефоне панель встаёт под листом во всю ширину, до 45 % высоты экрана; список и форма прокручиваются вместе, «Сохранить» всегда виден.
Защит на листе — до 200, описание — до 200 знаков. Создатель таблицы, владельцы и администраторы компании правят защищённое всегда — и при «Только владелец», и при «Выбранные», даже если их нет в списке. «Выбранные» пускает остальных только отмеченных. Гость по ссылке проходит только «Все редакторы».
Уведомлений в колокольчике — последние 500. В дайджесте хранится 20 последних строк за день.
Подписка на таблицу меняется только в панели «Уведомления» открытой таблицы. Без выбранного пространства колокольчика в шапке нет.
Кружок присутствия гаснет через 20 секунд без сигнала.
Фото в кружке берётся из «Фото профиля» человека. Гость по ссылке без входа фото не видит: у него во всех кружках инициалы. У самих гостей фото нет никогда.
Правка, которую не пропустила защита или сменившаяся роль, отменяется вместе со всеми правками, сделанными, пока она сохранялась; шаги отмены и повтора до неё после этого недоступны.

Если что-то пошло не так

Что видно на экране	Почему	Что сделать
«Нет доступа к таблице» и «Ссылка больше не действует: её отозвали или срок истёк»	Прежнюю ссылку отозвали или у неё вышел срок	Попросить у владельца новую ссылку
«Нет доступа» и «Войдите, чтобы запросить доступ у владельца»	Ссылка ограничена, а вы не вошли	Нажать «Войти»
«Запрос отклонён» и «Повторить можно …»	Владелец отклонил запрос	Подождать до указанного времени или «Попросите владельца другим способом»
«Пользователь с таким логином не найден…»	Нет аккаунта с таким логином или почтой	Отправить человеку ссылку, он запросит доступ сам
«Это владелец таблицы»	Роль владельца менять нельзя	Проверить, кого добавляете
«Соавторов по тарифу не больше N. Уберите кого-то из списка или смените тариф.»	Исчерпан предел соавторов тарифа	Закрыть доступ кому-то из списка или сменить тариф
«Проверьте диапазон, например A1:B10» в панели защиты	Адрес в поле «Диапазон» не разобрался	Обвести ячейки на листе или вписать адрес вида A1:B10
«Выберите хотя бы одного участника»	В «Кто может править» выбрано «Выбранные», но никто не отмечен	Отметить участников или выбрать другой вариант
«Проверьте защиту»	Защита не прошла проверку, например на листе уже 200 защит	Снять ненужные защиты
Полоса «Диапазон защищён: …» или «Лист защищён: …» (без описания — «Диапазон защищён», «Лист защищён»), правка исчезла	Правка задела защиту, вам она не разрешена; таблица вернула прежнее значение	Нажать «Понятно» и попросить того, кто поставил защиту. Правки в другие ячейки сохраняются как обычно
«Правка отменена: нет права на сохранение»	Пока таблица была открыта, владелец перевёл вас в читатели или закрыл доступ	Ничего: таблица сама перейдёт в просмотр или покажет «Нет доступа». Нужна правка — попросить доступ у владельца
«Структура книги изменена» и другие сообщения о конфликте	Редкий случай: таблица не смогла перенести вашу правку через чужие изменения (например, кто-то восстановил версию). Чужая правка той же ячейки конфликтом больше не считается	Сверить таблицу и выбрать «Сохранить мои правки», «Принять версию сервера» или «Повторить»; подробнее — «Одновременная правка таблицы»
«Копирование недоступно» или «Печать недоступна»	У ссылки выключено копирование	Попросить владельца открыть копирование
«Не удалось загрузить уведомления»	Список не пришёл с сервера	Подождать или вернуться во вкладку: список перечитается сам
«Не удалось отметить прочитанными» в списке колокольчика шапки	Отметка не дошла до сервера	Нажать «Отметить все прочитанными» ещё раз
Кружки «Сейчас в книге» то пропадают, то появляются снова, или их нет вовсе (когда в книге кто-то с фото)	Вкладка открыта до обновления продукта и не понимает новые ответы сервера	Перезагрузить страницу
В кружке инициалы, хотя у человека есть фото	Вы открыли таблицу по ссылке без входа или фото не загрузилось (например, человек только что его убрал)	Войти в аккаунт; новое фото появится само
«Нет прав на это действие» в комментариях	Правка и удаление чужого комментария запрещены; гостю чужой считается и комментарий из другого браузера	Ответить в обсуждении